Biro Rektorat UMS Kunjungi UPI Bandung, Sharing Tentang Kesekretariatan, Protokoler hingga Kehumasan

SOLO-(JOGLOSEMARNEWS.COM )-Kantor Biro Rektorat Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) melakukan kunjungan studi banding ke Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Bandung, Jumat (25/1/2020). Kedatangannya ke kampus di kawasan Lembang ini bertujuan untuk bersilaturahmi dan menimba ilmu mengenai keprotokoleran, kehumasan dan keadminitrasian yang berlangsung di kampus UPI.
Rombongan kunjungan Biro Rektorat UMS ke UPI Bandung dipimpin oleh Kepala Biro Rektorat UMS Dr Anam Sutopo M.Hum. Mereka diterima oleh Kepala Humas UPI, Prof Dr Denny Darmawan S.Pd, M.Si dan jajarannya serta Kepala Bagian Kesekretariatan UPI, Dra Arciana Damayanti M.M beserta tim jajarannya.
“Kami datang kesini ingin sharing menimba ilmu, wawasan dan pengalaman dalam bidang kesekretariatan, keprotokoleran, serta kehumasan di perguruan tinggi. Apa yang baik dan cocok tentu bisa kami petik dan ambil untuk bisa kami terapkan di UMS, yang bertujuan meningkatkan kinerja dan pelayanan kami khususnya kepada mahasiswa dan stake holder lainnya. Kami yakin, UPI sebagai perguruan yang cukup senior dan sukses punya banyak pengalaman yang bisa kami pelajari. Maka kami datang bertukar pikiran ke sini bersama rombongan,” ungkap Dr Anam Sutopo dalam siaran pers yang diterima Redaksi JOGLOSEMARNEWS.COM , kemarin.
Dalam kesempatan tersebut, berlangsung diskusi dan sharing dalam suasana yang santai namun cukup berisi. Tema yang dibahas mulai dari persoalan keprotokolan saat acara-acara kampus maupun penerimaan tamu-tamu penting, lalu inovasi-inovasi dalam bidang keadministrasian dan kesekretariatan hingga aktivitas dan kinerja bidang kehumasan di perguruan tinggi.
Misalnya, dalam bidang keadministrasian dan kesekretariatan mengemuka soal sharing pengalaman mengenai penerapan surat menyurat dan kearsipan berbasis non-kertas atau paperless, pemangkasan alur distribusi surat, teknologi kearsipan dan lain-lain. Pihak UPI menyampaikan bagaimana pihaknya sudah mulai menerapkan paperless untuk surat menyurat tersebut sudah hampir 100 persen. “Memang masih ada beberapa kendala, tapi setidaknya arahnya untuk paperless sudah hampir 100 persen. Ini butuh kesiapan dan kesigapan semua pihak,” ungkap Arciana Damayanti.
Dalam bidang protokoler, Arciana juga menyajikan sejumlah ketentuan-ketentuan serta mekanisme yang dipakai dalam mengelola acara dari tingkat program studi, fakultas hingga universitas. Jenis acara apa saja yang ditangani dengan protokoler universitas dan mana yang bukan ranahnya dengan protokoler resmi. Yang menarik, adalah pembentukan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Protokoler oleh UPI. Keberadaan UKM ini sangat membantu universitas dalam mengelola berbagai acara yang ditangani.
“UKM Protokoler ini selalu terlibat dalam acara-acara yang ditangani universitas. Bahkan mereka menjadi bagian penting dalam setiap upacara atau kegiatan kampus. Mereka ini juga menjalani pelatihan khusus keprotokoleran, sehingga sudah terlatih bagaimana menghandle acara atau menangani tamu-tamu penting,” ungkap Arciana.
Sedangkan dari sisi kehumasan, juga berlangsung sharing menarik antar kedua institusi perguruan tinggi ini. Kepala Humas UPI, Prof Dr Denny Darmawan M.Si menyampaikan, faktor kehumasan perguruan tinggi amatlah penting, bukan hanya untuk keperluan pencitraan di dalam negeri melainkan juga sasaran ke luar negeri. “Kantor Humas di UPI juga berfungsi mengelola branding, promosi hingga layanan kepada siapa saja. Maka di humas juga dibentuk ULT (Unit Layanan Teknis) yang terintegrasi dengan semua bagian, fakultas dan bidang lain,” kata Denny.
Ditambahkan Denny, untuk menunjang kinerja kehumasan UPI, kantor humas didukung oleh empat orang staf ahli, empat orang kepala seksi sesuai bidang garap masing-masing serta belasan staf administrasi dan layanan. Kunjungan Kantor Biro Rektorat UMS ke UPI Bandung diakhiri dengan berfoto bersama dan bertukar cinderamata. (Syahirul)