Implementasi Pengelolaan Arsip Digital Berbasis Youtube Channel di Dispersip Kota Solo

Arsip digital atau dikenal juga dengan arsip elektronik sebagaimana tertera dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik yang berisi tentang Arsip Elektronik yaitu Arsip yang diciptakan, dibuat dan diterima dalam format elektronik atau Arsip hasil alih media. Salah satu wujud perkembangan arsip dari bentuk fisik menjadi nonfisik yang dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Kehadiran teknologi informasi dan komunikasi memberi kemudahan bagi kehidupan manusia. Termasuk di dalamnya, membantu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Surakarta dalam melakukan tugas pokok dan fungsinya di dalam meningkatkan literasi kepada masyarakat  terkait dengan perpustakaan dan kearsipan.

Secara fungsional, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta memiliki tugas dan tanggung jawab pada tiga bidang besar yang pada satu sisi saling menunjang dan beririsan, yakni :

1. Bidang Pengelolaan dan Pelestarian arsip
2. Bidang Pelindungan dan Penyelamatan Arsip.
3. Bidang Perpustakaan

Kedua bidang kearsipaan tersebut, meski selama ini terkesan sebagai sebuah dunia yang “diam”, namun sejatinya riuh dan penuh dinamika.

Di satu sisi, bidang perpustakaan berkaitan dengan dinamika kegiatan berliterasi, yang di era digital di mana minat baca kian tereliminasi, memiliki tantangan yang hebat dimana yang selama ini terkesan sebagai dunia atau objek “masa lalu”, ternyata tak pernah sepi gagasan dan kreasi untuk sebuah kemajuan.

Di bidang kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta memiliki tugas dan tanggungjawab  bidang perlindungan dan penyelamatan arsip serta pelestarian dan pengelolaan arsip.

Bidang Pengelolaan dan pelestarian arsip mempunyai tugas  menyelenggarakan kebijakan daerah terkait pengelolaan arsip arsip statis dan dinamis daerah serta pengelolaan informasi kearsipan dengan fungsi sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan kebijakan teknis terkait pengelolaan arsip statis dan dinamis daerah serta pengelolaan simpul jaringan informasi kearsipan nasional tingkat daerah;
2. Penyelenggaraan Pemerintahan daerah terkait pengelolaan arsip statis dan dinamis daerah serta pengelolaan simpul jaringan informasi kearsipan nasional tingkat daerah;
3. Penyelenggaraan monitoring, evaluasi dan pembinaan pelaksanaan tugas terkait pengelolaan arsip statis dan dinamis daerah serta pengelolaan simpul jaringan informasi kearsipan nasional tingkat daerah;
4. Pembagian tugas, pemberian petunjuk, dan pemberian bimbingan kepada baahan dalam pelaksanaan tugas
5. Pengendalian , penelitian, dan pemeriksaan pelakanaan tugas bawahan;
6. Pelaksanaan konsultasi dan koordinasi baik vertikal maupun horizontal guna sinkronisasi dan kelancaran pelaksanaan tugas
7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan esuai tugas dan fungsinya.

Bidang pelindungan dan penyelamatan arsip mempunyai tugas pemusnahan, perlindungan, penyelamatan arsip autentikasi pencarian arsip dan pelayanan izin penggunaan arsip. Tugas ini mencakup ranah teknis hingga monitoring dan evaluasi yang secara detail dapat disampaikan dalam tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:

1.  penyelenggaraan teknis terkait pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah yang memilki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun, pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala daerah, penyelamatan arsip perangkat daerah  yang digabung dan/ atau dibubarkan dan pemekaran daerah kecamatan dan desa/ kelurahan, autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media daerah, pencarian arsip hasil alih media daerah, pencarian arsip statis yang dinyatakan hilang serta pelayanan izin penggunaan arsip bersifat tertutup;
2. Penyelenggaraan pemerintahan daerah terkait pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah yang memilki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun, pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala daerah,penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung dan/ atau dibubarkan dn pemekaran daerah kecamatan dan desa /kelurahan , autentikasi arsip statis dan hasil alih media daerah, pencarian arsip statis yang dinyatakan hilang serta pelayanan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup;
3. Penyelenggaraan monitoring evaluasi dan pembinaan pelaksanaan tugas terkait pemusnahan arsip   di lingkungan pemerintah daerah yang memilki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun, pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala daerah,penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung dan/ atau dibubarkan dn pemekaran daerah kecamatan dan desa /kelurahan , autentikasi arsip statis dan hasil alih media daerah, pencarian arsip statis yang dinyatakan hilang serta pelayanan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup;
4. Pembagian tugas, pemberian petunjuk, dan pem berian pemberian bimbingan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas;
5. pengendalian, penelitian, dan pemeriksaan pelaksanaan tugas bawahan
6. pelaksanaan konsultasi dan dan koordinasi dan baik vertical maupun horizontal guna sinkronisasi dan kelancaran pelaksanaan tugas; dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan fungsinya

Sementara itu, bidang Perpustakaan mempunyai tugas menyelenggarakan kebijakan daerah terkait pengelolaan perpustakaan dan pembudayaan gemar membaca, serta pelestarian koleksi national dan naskah kuno yang secara detail dapat disampaikan dalam tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:

1. penyelenggaraan kebijakan teknis terkait pengelolaan perpustakaan tingkat daerah, pembudayaan gemar membaca, pelestarian naskah kuno milik daerah, dan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh pemerintah daerah;
2.  penyelenggaraan pemerintahan daerah terkait pengelolaan perpustakaan tingkat daerah, pembudayaan gemar membaca, pelestarian naskah kuno milik daerah, dan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh pemerintah daerah;
3. penyelenggaraan monitoring, evaluasi dan pembinaan pelaksanaan tugas terkait pengelolaan perpustakaan tingkat daerah, pembudayaan gemar membaca, pelestarian naskah kuno milik daerah, dan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh pemerintah daerah;
4. Pembagian tugas, pemberian petunjuk, pemberian bimbingan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
5. Pengendalian, penelitian dan pemeriksaan pelaksanaan tugas bawahan;
6. Pelaksanaan tugas;
7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan fungsinya.

Tugas  di atas juga mencakup ranah kebijakan teknis, penyelenggaran pemerintahan daerah hingga monitoring dan evaluasi.

Demikian pula, bidang pengelolaan dan pelestarian arsip mempunyai tugas  menyelenggarakan kebijakan daerah terkait pengelolaan arsip-arsip statis dan dinamis daerah serta pengelolaan informasi kearsipan.

Pelaksanaan tugas ini juga mencakup ranah kebijakan teknis, penyelenggaraan Pemerintahan daerah  serta monitoring dan evaluasi.

Lahirnya Pusaka TV

Mengacu pada tugas pokok dan fungsi pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta, bidang-bidang di dalamnya saling menunjang satu sama lain, hingga tercipta sebuah dinamisasi kinerja di dalamnya.

Atmosfir yang dinamis tersebut seolah menjadi ladang yagn subur bagi munculnya benih-benih kreasi daninovasi sesuai tugasnya.

Salah satunya, Bidang pengelolaan dan pelestarian kini telah melahirkan sebuah inovasi yang tumbuh dari bawah (bottom up) dan memperoleh dukungan dari pimpinan yang diberi nama Pusaka TV.

Pengelolaan Pusaka TV tersebut dilakukan berlandaskan surat Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta No. PK/603/IV/2022 tentang Pengelola Pusaka TV Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta.

Sementara aplikasinya di lapangan, tugas pengelolaan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta sangat terbantu oleh semangat dan dinamika kerja personel yang berkecimpung   pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta, meski dengan perangkat yang sederhana.

Antara tugas, tanggungjawab, kecintaan dan rasa memiliki melebur menjadi satu hingga mampu mengatasi keterbatasan sarana prasarana yang ada. Terbukti, para personel Pusaka TV Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta ini, untuk sementara, saat ini belum mendapat dukungan dana APBD, tetapi hanya didukung dengan aset pribadi, yakni handphone dan sebagainya.

Selain itu, sikap yang sangat apresiatif juga ditunjukkan dengan adanya pengadaan uniform lapangan bagi seluruh personel. Pendanaan untuk uniform ini, uniknya, juga dilakukan secara swadaya atas dasar kesadaran para personel sebagai bentuk kepedulian dan demi eksistensi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta.

Tantangan

Selaras dengan eranya, maka pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi menjadi pilihan yang tidak terelakkan, hingga lahirlah Pusaka TV yang berbasis youtube channel.

Pusaka TV dilaunching oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta bertepatan dengan hari Kebangkitan Nasional, 20 Mei 2022.

Segmen konten Pusaka TV lebih terkonsentrasi untuk mengangkat keunggulan Kota Solo melalui budaya yang melingkupinya.

Sebagaimana diketahui bahwa setiap jengkal tanah di Kota Solo senantiasa memiliki cerita yang selalu menarik.

Sebagai bagian dari era digital, maka konten-konten yang ada di Pusaka TV otomatis menjadi arsip elektronik yang bila dibutuhkan pihak lain, tinggal mengakses langsung di yotube channel Pusaka TV.

Pusaka TV merupakan inovasi yang muncul dari ide pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi yang sudah tersedia yang merupakan akronim dari Perpustakaan, Kearsipan dan Khazanah.

Peran Strategis

Keberadaan Pusaka TV memiliki peran yang strategis karena minimnya informasi terkait arsip dalam banyak hal, antara lain sumber pendanaan yang tentu berdampak pada aspek yang lain Sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Kehadiran Pusaka TV berawal dari munculnya semangat dan komitmen bersama dari personil Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta.

Konten yang diangkat dalam Pusaka TV berasal dari seputar Kota Solo dengan dilengkapi narasi dari tokoh masyarakat setempat.

Harapannya, melalui pengarsipan melalui Pusaka  TV seperti ini, arsip-arsip konten di Kota Solo bisa dikenal secara lebih luas dan siapa tahu berdampak pada kesejahteraan masyarakat.

Keberadaan tokoh masyarakat lokal yang dimuncukan dalam konten Pusaka TV akan memantik rasa memiliki (sense of belonging), sekaligus nguri-uri budaya.

Memang, perpustakaan dan arsip di mata masyarakat hanyalah sebagai tempat pinjam meminjam buku atau penyimpanan lembaran surat penting.

Namun senyatanya, perpustakaan dan arsip mempunyai peran yang sangat luas dan sangat perlu untuk dikembangkan sebagai nafas dan nyawanya sumber informasi.

Tugas dan Fungsi

Tugas dari Pustaka TV adalah untuk membantu masyarakat Kota Surakarta untuk memahami rekam jejak budaya bangsa yang berisikan ragam budaya dengan nilai tinggi dan kejayaan masa lampau. Mengingat Pusaka TV merupakan hasil pemikiran untuk  membangun peradaban bangsa ke arah lebih baik.

Fungsi dari 1) penyelamatan peradaban dan budaya bangsa, (2) menimbulkan kesadaran masyarakat untuk melestarikan naskah kuno adat istiadat, melestarikan budaya, dan arsip kuno (3) pengetahuan dan keterampilan masyarakat, arsiparis dan pustakawan dalam melestarikan budaya, arsip dan naskah melalui pengelolaan Pusaka TV, (4) adanya tuntutan masyarakat ketersediaan koleksi arsip, naskah kuno, atupun budaya lokal sebagaimana di sampaikan dalam Forum Komunikasi Publik (5) media penyimpanan informasi tentang budaya atau naskah kuno dapat memiliki wadah atau tempat media publikasi, dan (6) menjamin informasi yang tersimpan tetap bisa diakses sesuai perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan kekinian.

Sehingga bagaimana cara melakukan pelestarian sudah bisa dilihat di sini. Selain buku, kita juga buatkan informasi dalam bentuk video.

Pusaka TV adalah channel youtube yang dikelola Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta yang ditujukan untuk menyebarkan informasi di bidang pendidikan, budaya, dan kearifan lokal yang berfungsi sebagai media pembelajaran masyarakat. Pusaka TV menayangkan program-program edukatif untuk masyarakat. Terdapat pula tayangan-tayangan budaya yang dapat menambah wawasan khazanah budaya di kalangan masyarakat.

Program tayangan yang menyoroti budaya adalah Budaya yang ada di Kota Surakarta dan Etnik Nusantara. Tayangan tersebut ditampilkan dengan menarik dan beragam, sehingga masyarakat dapat mempelajari beragam kebudayaan dengan cara yang lebih ringan sekaligus menyenangkan.

Didukung dengan beragam kemajuan teknologi semakin memudahkan masyarakat dalam mengakses infromasi melalui media yang paling banyak di akses oleh masyarakat. Youtube merupakan medium sosial yang memungkinkan khalayak untuk berkomunikasi dan mengkonstruksi strategi dalam memperoleh tujuan pribadi dan sosial secara luas. Karena itu, tayangan Youtube akan memberi efek yang lebih menarik. [*]

Oleh

Jackson Antonius Napitupulu, SE, MSi

Kepala Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surakarta.

Beberapa screen shot yang telah di upload pada Pusaka TV :